Arbeitszeit nachweisen per App: Check-in mit Foto-Beleg
Tobias Huppertz · Veröffentlicht
Arbeitszeit nachweisen heißt im Kern: belegen, dass du zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort gearbeitet hast. Eine App hilft dabei nur, wenn ihre Einträge mehr sind als getippte Zahlen. Deshalb macht Foto Notes aus jedem Ein- und Auschecken ein Selfie mit eingebranntem Zeitstempel und Ort, und am Ende entsteht ein PDF-Bericht mit Unterschriftszeilen. Hier ist der komplette Ablauf, samt der Frage, warum klassische Stundenzettel im Ernstfall so wenig wert sind.
Wozu Arbeitszeit nachweisen, wenn es niemand vorschreibt?
Drei Situationen, in denen der Nachweis zählt:
- Abrechnung nach Aufwand: Bei stundenbasierten Rechnungen gehört die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Positionen zur Rechnungsprüfung.
- Rückfragen zum Umfang: Wird die abgerechnete Stundenzahl bestritten, steht ohne Aufzeichnung Aussage gegen Aussage.
- Eigene Kalkulation: Belastbare Ist-Zeiten sind die Grundlage, um den Aufwand vergleichbarer Aufträge realistisch anzusetzen.
Eine gesetzliche Pflicht steckt dahinter übrigens nicht: Das Arbeitszeitgesetz nimmt Arbeitgeber für ihre Angestellten in die Pflicht, Solo-Selbstständigen schreibt es keine Zeiterfassung vor. Ein Hinweis noch: Wer fast nur für einen einzigen Auftraggeber arbeitet, sollte beim Stichwort Scheinselbstständigkeit hellhörig sein. Der Check-in hier ist als Beleg für deine Abrechnung gedacht, nicht als Stechuhr für fremde Chefs.
Stundenzettel, Excel, Kalender: woran klassische Nachweise scheitern
Die üblichen Methoden haben alle dieselbe Schwachstelle: Sie entstehen oder ändern sich nach dem Moment, den sie belegen sollen.
| Methode | Das kann sie | Daran scheitert sie |
|---|---|---|
| Excel / Papier-Stundenzettel | schnell, gewohnt | jederzeit nachträglich ausfüllbar, belegt also keine Anwesenheit |
| Kalender & Notiz-Apps | Einträge tragen ein Datum | bleiben still editierbar |
| E-Mails & Nachrichten | echte Zeitstempel | belegen nur die Ränder des Tages, nicht die Stunden dazwischen |
| Rechnungen & Kontoauszüge | belegen die Bezahlung | sagen nichts darüber, wann gearbeitet wurde |
Es fehlt ein Beleg, der im Arbeitsmoment selbst entsteht und sich danach nicht mehr unbemerkt ändern lässt.
Arbeitszeiterfassung mit Foto: So funktioniert der Check-in
Dafür gibt es den Check-in-Modus in Foto Notes. Ich habe ihn entwickelt, weil meine eigenen Notizzettel im Streitfall nichts belegen konnten. Jede Buchung ist an ein Foto gebunden, und der Ablauf hat vier Schritte:
- Modus wechseln. Unter dem Auslöser sitzt der Umschalter von Foto auf Check-in; die Kamera springt dabei auf die Frontkamera.
- Einchecken. Einmal den Auslöser tippen. Es entsteht ein Selfie mit eingebranntem Stempel (Uhrzeit, Datum, Ort) und „Eingecheckt“ in der Notiz-Zeile. Die Buchung landet samt Vorschaubild in der Historie.
- Auschecken. Am Ende der Schicht derselbe Tipp. Falls das Auschecken einmal ausbleibt, erinnert die App bei ungewöhnlich langen Schichten von selbst. Nachtragen geht jederzeit, aber die Korrektur wird in Historie und Bericht sichtbar gekennzeichnet.
- Bericht ziehen. In der Historie den Zeitraum wählen (dieser Monat, letzter Monat oder alles) und als PDF oder CSV exportieren.
Der Stempel auf den Nachweisfotos ist derselbe wie im Foto-Modus. Wie du ihn zusammenstellst und formatierst, steht Schritt für Schritt im Guide Fotos mit Datum und Uhrzeit versehen.
Der Bericht: PDF für den Auftraggeber, CSV für die Buchhaltung
Das PDF listet je Arbeitstag die Sessions mit Von/Bis, Dauer und den Nachweisbildern, rechnet Tagessummen und Gesamtsumme zusammen und endet mit Unterschriftszeilen für beide Seiten: ausdrucken, gegenzeichnen lassen, abheften. Die CSV enthält dieselben Buchungen als Tabelle für Excel oder die Buchhaltung.
Der Check-in-Modus und die Historie kosten nichts. Der erste Bericht ist gratis, danach gehört der Export zu Pro, wahlweise als Abo oder als Einmalkauf, ganz ohne Abo-Zwang.
Spickzettel
| Du willst … | So geht’s |
|---|---|
| Einchecken | Umschalter unter dem Auslöser auf Check-in, Auslöser tippen |
| Auschecken | derselbe Tipp am Ende der Schicht |
| Vergessenes Auschecken nachtragen | Historie → Session gedrückt halten → Auscheck-Zeit anpassen |
| Bericht exportieren | Historie → Export → Zeitraum wählen → PDF oder CSV |
| Stempel-Elemente ändern | im Foto-Modus den Stempel gedrückt halten |
Häufige Fragen
Zählt so ein Bericht vor Gericht?
Eine Garantie gibt es nicht. Ob Gericht, Versicherung oder Auftraggeber einen Nachweis akzeptieren, bleibt Sache des Einzelfalls. Der Bericht kann als Nachweis dienen, weil seine Kernaussage nicht nachträglich getippt ist: Jede Buchung hängt an einem Foto mit eingebranntem Zeitstempel, und Korrekturen sind als Korrekturen gekennzeichnet.
Funktioniert der Check-in offline?
Uhrzeit, Datum und GPS-Koordinaten im Stempel funktionieren ohne Internet. Nur die Adresse braucht eine Verbindung, weil sie aus den Koordinaten aufgelöst wird. Ohne Netz steht statt der Anschrift also die Koordinate im Stempel, und als Ortsnachweis reicht auch das.
Wo liegen meine Daten?
Auf deinem Gerät. Foto Notes hat kein Konto und keinen eigenen Server; das Check-in-Log wird zusätzlich in deiner eigenen iCloud gesichert, damit die Historie bei einem Gerätewechsel nicht verloren geht.
Geht das auch auf Android?
Ja. Foto Notes läuft auf iPhone und iPad sowie auf Android-Geräten ab Android 8, mit demselben Stempel und denselben 28 Sprachen. Was auf beiden Plattformen gleich ist und was sich unterscheidet, steht im Beitrag Foto Notes für Android.
Wer den Ablauf selbst prüfen möchte, installiert Foto Notes, wechselt in den Check-in-Modus und checkt einmal ein. Der erste Bericht ist kostenlos.